Thursday, December 6, 2018


With advent of emails, mobile telephony and our willing inclination towards practicality and speed, the occasions for writing a formal letter is declining and with that the skill of letter writing is also dwindling. 

This is the very reason why in offices a person with a letter writing skill is considered an asset, particularly in business world. Though sending functional communications is gaining popularity, the overall numbers of Formal Letters written are increasing as written communication between businesses, between Government Departments and businesses/individuals is increasing day by day. Sometimes, variant of such communications are called application, complaint, representation, etc but in essence they are based on the principles of writing Formal Letters. Hence, skill of writing a Formal Letter is very important for an office-worker or an entrepreneur and also for an individual. 

The key aspects of writing an effective Business / Formal Letter:

1. Address of the sender: Generally, it is pre-printed on a letterhead with other contact details, website, if any. Pre-printed letterhead follows the overall “Branding Policy” of the organisation in the matter of font type, colour, style, etc. If the letter is sent in individual capacity, the address, contact number and date is written at the top right hand corner or left corner as per the modern practice in vogue.

2. Letter No. (also called outward number or Reference Number): Each business have their own style of numbering (which include one or more of : initials of the company name, code for center name, department code, Nos of years how old is the Company, File No., Financial Year, Letter Number, etc – may not be in the said order).

3. Date of the letter: Date is positioned with alignment of the line of the Letter No. Putting the date just below the letter No. is also in vogue if the space permits. Format of the date can be 14th April, 2018 or April 14th, 2018. DD/MM/YYYY is now also gaining popularity. However, this may create confusion as it may be taken as MM/DD/YYYY in certain countries.

3.1 For the purpose of instruction for mode of dispatch, the words like By Air, By Regd Post, Speed Post, By Courier, etc is also mentioned somewhere near/below  the date leaving some space.

4. Inside Address: Address of the recipient. The recipient may be addressed by official designation (in Govt Deptts / Organisations) or by personal name and Designation (in private sector) followed by full address. When personal name is used, ensure that the name is correctly spelled. The address must be in full  as letters are sent in “Window Cover” or noted down on the envelop by the Dispatch Deptt. When the letter is sent in a large office, it is advisable to mark Attention: XYZ Deptt. You can also mark Kind Attention : Mr/Ms XYZ (it should be noted that some persons may be averse to marking a letter in their personal name by the sender).

5. Salutation: The addressee is addressed with honourific words, appropriately selected depending upon the status/relations of the Recipient and the Sender. 

6. Subject Line (Written as Sub: or Reg: (i.e. Regarding): It states, in one to two lines, the matter of the letter to which the letter relates. It should not be a in the format of a complete sentence.  

7. Reference No. : No. of the Letter or such other communication (and also its date) is stated. If there is exchange of letters, quote latest letter sent by the writer and the latest letter received from the addressee. This is useful for the recipient to link the letter with previous correspondence already available with him/her.

8. Body of the letter: This is the most important part of a business letter. It presents the subject matter in details and the actions requested to be taken by the recipient. Generally, it contains multiple paragraphs depending upon the subject matter. The first paragraph introduces the subject matter and seeks to build relationship with the recipient or linking the present letter with the correspondence, if any, resting with the addressee. This part of the letter calls for high level of linguistic capabilities of the writer. Do not use flowery language. The general tenor of the letter should be polite, even in the letters involving contentious matters: Courtesy begets courtesy. When you have a reason to contradict the addressee, tread cautiously, particularly when the addressee is at higher rung of hierarchy.  Sequencing the developments in the subject matter in a chronological flow, proper use of linking words and sign-post words facilitate the reader to comprehend what the letter is all about. The penultimate (the last but one) paragraph should focus on what actions you expect the addressee to take.

9. Subscription: Depending upon the relation between the recipient and the sender and corresponding to the words used in salutation, appropriate words are used to conclude the letter as under:

·         Yours faithfully…in formal letters  
·         Your sincerely…for friends and relatives 
·         Yours truly…very close relatives 
·         Your obedient…in a letter written by a student to the teacher and similar situation of showing reverence
·         Your affectionate or Your loving… in letter written by father to his son/daughter and similar familial/social situations
10. Signature Part: This part contains the signature of the person/authority who issues the letter. The designation of the signatory is always mentioned and the name of the signatory is also some time written in bracket immediately below the signature and above the designation. Now a days, in private sector, the signatory’s Mobile Number is also mentioned below the designation. Signature Part is important as it legally binds the sender as to what is stated in the letter.

11. Encls (Enclosures): If any other papers are attached with the letter, the same are listed in this part.

12. Sometimes, a copy (Carbon Copy – CC)  of the letter is also sent to one or more recipients in addition to the addressee. The address/es of the recipient/s of the CC is mentioned below the signature portion in all the copies of the letter. To facilitate the proper dispatch of the CC, a tick mark is put before the respective recipient in each CC copy. Suitable remark, as applicable, may also be added (e.g. for information, for doing the needful, for records, etc).

12.1 The recipient name/ address of the BCC (Blind Carbon Copy), if sent,  is not written on the copy of the Addressee  or CC, thereby, the addressee and the recipients of CC will be unaware (blind) to the fact that a copy is sent to the recipient of BCC.

13. In addition to the Addressee Copy and CC copies, one more copy is also printed and retained as Office Copy marked O/C. In certain offices instead of one,  two more copies are printed, one for O/C and another one (marked P/C)  for Master File (also called “Pink Copy File” in olden days) , in which a copy of all the letter sent is filed, seriatim.

14. Considering our concern for “Save Tree” and availability of softcopy, printing O/C and P/C can be avoided by obtaining approval of the signatory by email. One has to judiciously weigh the need for hard copy of O/C and P/C before pressing Ctrl+P.

15. Spell Check and proofread before printing. If required, revise.

16. Format the letter before printing. Use Block Style as now days it is the standard practice.

17. Keep proper margin on both sides (3 to 4 cm on right and 1 to 2 cm on left). Font type: Calibri, Verdana, Arial and alike. Do not use calligraphy / cursive fonts.  Font size : 12 to 14. Use Make Bold, underline and Italics sparingly.

18. DO (Demi Official) letter is a special form of formal letter used in case of extreme secrecy, urgency, personal attention, etc.

Do you find the recipe of writing an effective formal letter ticklish? It is not so if you have basic knowledge of the language and its grammar. Practice makes a man perfect. Now onwards, draft the letters yourself rather than requesting the colleagues to do for you. Seek help only for correcting your draft. Make conscious and continuous efforts to improve your letter writing skills. The sooner, the better. A day will come when your colleagues will seek your help to correct their drafts.


Monday, September 17, 2018

મુખ્યમંત્રી અમૃતમ (MA-મા)અને મુખ્યમંત્રી અમૃતમ વાત્સલ્ય (MAV–મા.વા.) કાર્ડ યોજના માહિતી

સ્વસ્થ ગુજરાત, સમૃદ્ધ ગુજરાત

આ માહિતી માત્ર જાણકારી માટે છે. તેની સત્યતા અને અદ્યતનતાની ખાત્રી સુજ્ઞ  વાચકે અધિકૃત સ્ત્રોત જેવા કે , ટોલ ફ્રી નંબર 18002331022  કે સરકારી ઠરાવ (G.R)માંથી મેળવી લેવી. અહીં આપેલી માહિતી અંગે માહિતી આપનાર કે વાહક માધ્યમ(carrier media)ની કોઈ પણ પ્રકારની જવાબદારી રહેતી નથી.

આરોગ્ય સારવાર માટે એક રાહત રૂપ ગુજરાત સરકારશ્રીની મુખ્યમંત્રી અમૃતમ (MA - મા કાર્ડ)
અને મુખ્યમંત્રી અમૃતમ વાત્સલ્ય (MAV – મા.વા. કાર્ડ) યોજનાની આછી રૂપરેખા

ગરીબી રેખા નીચે જીવતા (BPL) કુટુંબો અને મધ્યમ વર્ગના કુટુંબો માટે સરકારે નક્કી કરેલ ગંભીર બીમારીઓની સારવાર સરકારે ઠરાવેલ  પેકેજ રેટ અને કુટુંબની વાર્ષિક રૂ. ૩(ત્રણ) લાખ સુધીના લાભની મર્યાદામાં સરકારી કે ખાનગી હોસ્પિટલોમાં /પોતાના નાણા આપ્યા વગર  (કેસલેસ)  અથવા અમુક મર્યાદા સુધી આંશીક મફત મળી રહે તેવો આશયથી આ યોજના શરુ કરવામાં આવેલ છે. કેટલીક નવી ઉમેરાયેલી ટ્રાન્સપ્લાન્ટેશનની સારવારની પ્રોસીજરો  માટે લાભની આ મર્યાદા ઠરાવેલ પેકેજ રેટને આધીન રૂ. ૫ (પાંચ) લાખ સુધીની છે.  

આ યોજનાના મુખ્ય પાસા નીચે મુજબ છે:  
·         BPL કુટુંબોની યાદીમાં આવતા કુટુંબોને મા કાર્ડમાં સમાવવામાં આવે છે. યાદીમાં નામ હોય તો આવા કુટુંબો માટે આવકનો દાખલો રજુ કરવાની જરૂર નથી. 
·         જે કુટુંબની વાર્ષિક આવક ૩ (ત્રણ) લાખથી ઓછી હોય તેમને મા.વા. કાર્ડ યોજનામાં સમાવવામાં છે. આવા કુટુંબો માટે આવકનો દાખલો રજુ કરવો જરૂરી છે.
·         મા કાર્ડ અને મા.વા.કાર્ડ નીચે કુટુંબના વડા અને તેમના જીવનસાથી અને બીજા ત્રણ આશ્રિતો એમ વધુમાં વધુ પાંચ સભ્યોને આવરી લેવામાં આવે છે. કાર્ડ કઢાવ્યા પછી નવજાત શીશુનો જન્મ થાય તો છઠ્ઠા સભ્ય તરીકે ત્રણ વર્ષની ઉંમર સુધી નવજાત શીશુને સમાવવામાં આવે છે. કાર્ડ કઢાવતી વખતે  નવજાત શીશુનો જન્મનો  દાખલો રજુ કરવો જરૂરી છે. 
·         પરિવાર દીઠ પાંચ સભ્યોની મર્યાદામાં “આશા” (ASHA) આરોગ્ય સેવક કાર્યકરો,વર્ગ -૩ અને વર્ગ – ૪ ના ફીક્ષ પગારના કર્મચારીઓના પરિવાર તથા શ્રમયોગી (UWIN) કાર્ડ ધારકના પરિવાર તથા  એક્રેડીટેડ (નોંધાયેલ) ખબરપત્રીઓના પરિવારનો પણ મા.વા. કાર્ડમાં સમાવેશ કરવામાં આવેલ છે.
·         સીનીયર સીટીઝન (૬૦ વર્ષ થી વધુ વય) કે જેમના કુટુંબની વાર્ષિક આવક ૬ (છ) લાખથી ઓછી છે તેમને પણ મા.વા. કાર્ડ યોજનામાં સમાવેલ છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો ત્રણથી છ લાખની આવકવાળા કુટુંબોનાં સીનીયર સીટીઝનનો મા.વા. કાર્ડમાં થાય છે પણ તે કુટુંબના  અન્ય સભ્યોનો સમાવેશ થતો નથી. આ માટે સીનીયર સીટીઝનની  ઉંમરનો માન્ય પુરાવો આપવો જરૂરી છે.
·         કામદાર રાજ્ય વીમા યોજના (ESIS) હેઠળ નોધાયેલ પરિવારો આ યોજના નીચે લાભ મેળવવા પાત્ર નથી.
·         યોજના નિયમો પરિપૂર્ણ (comply/fulfill) કરી શકતા હોય તેવા પેન્શનરો અને તેમના કુટુંબીજનો (વધુમાં વધુ પાંચ સભ્યો) પણ યોજનામાં આવરી લેવાયા છે.
·         એક કુટુંબને એક વર્ષમાં રૂ. ૩ (ત્રણ) લાખની મર્યાદામાં કેશલેસ (પોતાના નાણાં આપ્યા વગર) સરકારે ઠરાવેલ બીમારીની તબીબી સારવાર સરકારે ઠરાવેલ પેકેજ રેટની મર્યાદામાં મળી શકે છે. મર્યાદા ઉપરનો ખર્ચ દર્દીએ ભોગવવાનો રહે છે.
·         દાખલ ફી, તપાસ(કન્સ્લ્ટેશન) ફી, દવા, દર્દીને હોસ્પીટલમાં જમવાનું, લેબોરેટરી રીપોર્ટ  કે સારવાર ખર્ચ પેટે પાત્રતાની અને પેકેજ રેટ ની મર્યાદામાં દર્દીએ કોઈ રકમ ચુકવવાની રહેતી નથી.
·         હોસ્પિટલમાં દાખલ થયા પછી રજા આપ્યા પછીના ૧૦ દિવસ સુધીનો સારવારનો ખર્ચ મર્યાદાને આધીન મળવા પાત્ર છે.   
·          ઘરેથી હોસ્પિટલ સુધી જવા આવવાના દરેક વીઝીટ વખતે હોસ્પિટલમાંથી રજા લેતી વખતે ભાડા પેટે રૂ. ૩૦૦/- મળી શકે છે. આ ચુકવણીમાં વાહનનો પ્રકાર અંતર કે સમયને ધ્યાનમાં લેવામાં આવતો નથી. આ રકમ રૂ. ૩ (ત્રણ) લાખના કવચની મર્યાદાનો ભાગ ગણાશે.   
·         તબીબી સારવાર સરકારે માન્ય કરેલ સરકારી કે ખાનગી હોસ્પિટલમાંથી મેળવવાની રહે છે.
·         કીડની, લીવર કે પેન્ક્રીયાસના ટ્રાન્સપ્લાન્ટેશન માટે રૂ. ૫ (પાંચ) લાખ સુધીનો લાભ મળી શકે છે.
·         કાર્ડ કઢાવ્યા પહેલાની  જો કોઈ બીમારી હોય તો તેને પણ કાર્ડ કઢાવ્યા પછી તરત આવરી લેવામાં આવે છે.

મા કાર્ડ અને મા.વા. કાર્ડ કઢાવવાની કાર્ય પધ્ધતિ: 

યોજન સારી રીતે અમલમાં મૂકી શકાય તે હેતુથી દરેક કુટુંબને પાત્રતા મુજબ પ્લાસ્ટીકનું મા કે મા.વા. કાર્ડ મફત કાઢી આપવામાં આવે છે (મા કાર્ડ રાખોડી રંગનું હોય છે અને તેનો નંબરના આંકડા ૧ થી શરુ થાય છે જયારે મા.વા. કાર્ડ કેસરી રંગનું હોય છે અને તેના નંબરના આંકડા ૪ થી શરુ થાય છે).

આ કાર્ડમાં કાર્ડનો નંબર, કુટુંબના વડાનો ફોટો, સરનામું વગેરે હોય છે. કાર્ડ કાઢી આપવામાં માટે સરકારે ખાનગી એજન્સીઓને કોન્ટ્રાક્ટથી કામગીરી સોપાયેલ છે. આવી એજન્સીઓને જે સ્થળે કાર્ડ કાઢી આપવાની કામગીરી કરે છે તેને કીયોસ્ક કહે છે. સામાન્ય રીતે તાલુકા આરોગ્ય કચેરી અને શહેરી વિસ્તાર માં અર્બન હેલ્થ સેન્ટરમાં કાર્ડ કાઢી આપવાની વ્યવસ્થા હોય છે. કાર્ડ કઢાવવા માટે લાભાર્થીએ પોતાના વિસ્તારના કીયોસ્ક સ્થળે જવાનું રહે છે. મા કાર્ડ રીન્યુ કરાવવાનું રહેતું નથી પરંતુ મા. વા. કાર્ડ ત્રણ વર્ષ પછી રીન્યુ કરાવવાનું હોય છે જેના  માટે રીન્યુ કરેલ કે નવો આવકનો દાખલો રજુ કરવો જરૂરી છે. મા કાર્ડ કે મા.વા. કાર્ડ સરકારે માત્ર નક્કી કરેલ રોગોની  સારવાર અને નક્કી કરેલ હોસ્પિટલ માટે જ માન્ય છે.  લાભાર્થી ગમે તે જિલ્લા કે શહેરનો હોય પણ તે ગુજરાતના કોઈ પણ જિલ્લા કે શહેરમાં આવેલી માન્ય કરેલી હોસ્પિટલમાં લાભ લઇ શકે છે. આથી શક્ય હોય તો આ અંગે હોસ્પિટલમાં જતા પહેલા જરૂરી તપાસ કરવી અથવા શક્ય ના હોય તો હોસ્પિટલમાં પહોંચતા જ હોસ્પિટલમાં નીમવામાં આવેલ આરોગ્ય મિત્રને કાર્ડ બતાવવું. આરોગ્ય મિત્ર કાર્ડ કોમ્પ્યુટરમાં ચેક કરી દર્દીનું નામ અને આંગળાની છાપની ચકાસણી કરી આગળની કાર્યવાહી કરશે અને ગુણદોષના આધારે ડૉકટરશ્રી ને જાણ કરશે. ડૉકટરશ્રી  રોગની ચકાસણી કર્યા  બાદ જો આ યોજના અંતર્ગત સારવાર મળવા પાત્ર હશે તો સારવારની કાર્યવાહી હાથ ધરશે. સારવાર પૂરી થયા બાદ હોસ્પિટલમાંથી રજા લેતી વખતે જરૂરીયાત પ્રમાણે દવા  આપવામાં આવશે અને આવવા જવાના ભાડા પેટે ૩૦૦/- રૂપિયા પણ આપશે અને કાર્ડ દર્દીને પરત કરશે. માન્ય હોસ્પિટલની માહિતી ટોલ ફ્રી ટેલીફોન નંબર ૧૮૨૦૦૩૩૧૦૨૨ ઉપરથી મેળવી શકાય છે.    

કાર્ડ કઢાવવા માટે જરૂરી સાધનીક કાગળો / પુરાવા:-

·             મા કે મા.વા. કાર્ડ કઢાવવા માટેનું યોગ્ય રીતે ભરેલું અરજી ફોર્મ. આ ફોર્મ કીઓસ્ક ઉપર મફત અપવામાં આવે છે.
·             આવકનો દાખલો (કુટુંબના વડા તરીકે રેશનીંગ કાર્ડમાં જેનું નામ હોય તેના નામનો હોવો  જોઈએ). બીપીએલ યાદીમાં નામ હોય તો આવકના દાખલાની જરૂર નથી.
·             બારકોડ વાળું રેશનીંગ કાર્ડ. જે સભ્યોનો મા કે મા.વા. કાર્ડ માં સમાવેશ કરવાનો હોય તેનું નામ રેશનીંગ કાર્ડ માં હોવું જરૂરી છે.
·             કાર્ડમાં જે સભ્યોને સમાવવાના હોય તેમનો ફોટાવાળો ઓળખનો પુરાવો (આધાર કાર્ડ કે ફોટાવાળું મતદાર કાર્ડ)
·             જે દાખલા-પુરાવા રજુ કરવાના હોય તેની એક-એક ઝેરોક્ષ ઓરિજીનલ પુરાવા સાથે રજુ કરવાની હોય છે.  
·             સાધનિક કાગળોના ઓરીજીનલ પુરાવા કીયોસ્ક ઉપર હાજર વેરીફાઈગ ઓથોરીટી (V.A. / ચકાસણી અધિકારી)ની સમક્ષ રજુ કરવાના હોય છે. રજુ કરેલા પુરાવા જો ચકાસણી અધિકરીને પૂરતા અને સંતોષકારક લાગશે તો જ કાર્ડ કાઢવાની આગળની કાર્યવાહી હાથ ધરવામાં આવે છે. કોઈ એક સરકારી અધિકારીને વેરીફાઈગ ઓથોરીટી તરીકે નીમવામાં આવે છે.  
·             કાર્ડ કઢાવવા માટે કોઈ પણ જાતની ફી કે ખર્ચ આપવાનો રહેતો નથી.
·             મા કે મા.વા. કાર્ડનો ઉપયોગ સરકારશ્રીની અન્ય કોઈ યોજના માટે થઇ શકશે નહી.

આવકનો દાખલા અંગે નોંધ:-

 કુટુંબના વડા જ્યાં રહેતા હોય તે વિસ્તારને લાગુ પડતા નીચેનામાંથી કોઈપણ અધિકારીએ આપેલ આવકનો  દાખલો આવકના દાખલા તરીકે સ્વીકારવામાં આવે છે :
(૧) જિલ્લા કલેક્ટરશ્રી (૨) જિલ્લા વિકાસ અધિકારી શ્રી (૩)નાયબ કલેકટરશ્રી / મદદનીશ કલેકટર/પ્રાંત ઓફિસરશ્રી (૪) નાયબ જિલ્લા વિકાસ અધિકારી શ્રી (૫) તાલુકા મામલતદારશ્રી (૬) તાલુકા વિકાસ અધિકારીશ્રી (૭) નાયબ મામલતદારશ્રી

ઉંમરનો પુરાવા અંગે નોંધ:-
સીનીયર સીટીઝન તરીકે જે વ્યક્તિ મા.વા.કાર્ડ લેવા પાત્ર હોય તેમણે ઉંમરનો પુરાવો આપવાનો રહે છે જેના માટે નીચેનામાંથી કોઈ પણ એક દાખલો  માન્ય છે :  (૧) જન્મનું પ્રમાણપત્ર (૨) શાળા છોડ્યાનો દાખલો (સ્કુલ લીવીંગ સર્ટીફીકેટ - LC) (૩) પાન (PAN) કાર્ડ (૪) પાસપોર્ટ (૫) આધાર કાર્ડ  (૬) ડ્રાઈવીંગ લાઈસન્સ (૭) સીવીલ સર્જનનો દાખલો  (૮) મામલતદારનો સીનીયર સીટીઝનનો દાખલો  

કીઓસ્ક ઉપર ફોટા પડાવવાની વિધિ અને માહિતી સંગ્રહ:

કુટુંબના જે સભ્યોને કાર્ડમાં સમાવેલા હોય તેમનો બધાનો કુટુંબના વડા સાથી એક સમૂહ ફોટા લેવામાં આવે છે અને દરેક સભ્યનો વ્યક્તિગત એક ફોટો પણ લેવામાં આવે છે. ઉપરાંત બધા સભ્યની માહિતી અને અંગુઠા  અને આંગળીઓની છાપ પણ લેવામાં આવે છે. કીયોસ્ક ઉપર આપવામાં આવેલ સાધનીક કાગળો, ફોટા, બંને હાથના અંગુઠા અને આંગળીઓની છાપ તથા મા/ મા.વા કાર્ડ ની  વિગત મધ્યસ્થ  માહિતી સંયંત્ર (સેન્ટ્રલાઈઝડ સર્વર)માં રાખવામાં આવે છે જેને અધિકૃત કર્મચારી પાસવર્ડની મદદથી કોઈપણ સ્થળેથી કોઈપણ સમયે જોઈ શકે છે જેથી કાર્ડનો દુરુપયોગ અટકાવી શકાય છે. કાર્ડ ખોવાઈ જાય, તૂટી જાય કે અંગુઠા / આંગળાની છાપ (ફીંગર ઇમ્પ્રેસન) મળતી (મેચ) ના થતી હોય કે કાર્ડમાં કોઈ સભ્યનું  નામ ઉમેરવાનું હોય કે કાઢી નાખવાનું હોય કે કુટુંબ એક જીલ્લો છોડી બીજા જીલ્લામાં રહેવા જાય તેવા કિસ્સાઓમાં લાભાર્થીએ તાલુકા કીયોસ્ક ઉપર જઈ જરૂર  ફેરફાર કરાવવો જરૂરી છે.

આ યોજનાના નિયમોમાં અગાઉથી જાણ કરીને કે કર્યા સિવાય સરકારશ્રી ગમે ત્યારે ફેરફાર કરી શકે છે.

ખાસ નોંધ: આ માહિતી માત્ર જાણકારી માટે છે. તેની સત્યતા અને અદ્યતનતાની ખાત્રી સુજ્ઞ  વાચકે અધિકૃત સ્ત્રોત જેવા કે , ટોલ ફ્રી નંબર 18002331022  કે સરકારી ઠરાવો/પરિપત્રો (G.Rs/Circulars)માંથી મેળવી લેવી. અહીં આપેલી માહિતી અંગે માહિતી આપનારની કે વાહક માધ્યમ(carrier media)ની કોઈ પણ પ્રકારની જવાબદારી રહેતી નથી.